Produkcia eventov a ich plánovanie

Nie je tomu až tak dávno, čo mnohé eventy sa museli kvôli proti covidovým opatreniam obsahovo aj organizačne meniť. Prispôsobovať sa miestnym možnostiam alebo dokonca aj úplne rušiť. Na scénu sa postupne dostávali a presadzovali možnosti hybridných eventov. Kombinácia virtuálneho a reálneho sa pre mnohé podnikateľské subjekty, spoločenské organizácie aj jednotlivcov stávajú to najlepšou voľbou. Hygienické aj bezpečnostné opatrenia sa uvoľňujú až úplne rušia a produkcia eventov majúcich hybridný charakter poskytuje to najlepšie z oboch svetov.

Produkcia eventov a hybridných podujatí sa realizuje na mieste a využívajú sa online technológie na zapojenie sa vzdialeného publika. Účastníci podujatia milujú hybridné eventy, pretože im poskytujú flexibilitu, interakciu a aj osobnú alebo virtuálnu účasť na konkrétnom podujatí.

Produkcia eventov si vyžaduje dobrú prípravu

Či už ide o organizovanie malého firemného stretnutia alebo prípravu a realizáciu veľkej konferencie s medzinárodnou účasťou, plánovanie takýchto akcií je náročná a zodpovedná úloha. Produkcia akéhokoľvek eventu si vyžaduje podrobné plánovanie a organizáciu. Od stanovenia presného rozpočtu až po propagáciu a záverečné zhodnotenie udalosti.

Hoci žiadne dve udalosti nie sú rovnaké a každá udalosť má rôzne ciele, rozpočty a publikum; existuje niekoľko nasledujúcich krokov, ktoré môžete podniknúť aby ste naštartovali proces plánovania, udržali sa na ceste za cieľom eventu a maximalizovali úspech vašej udalosti:

– definovanie cieľov a zámerov,

– stanovenie rozpočtu,

– zostavenie realizačného tímu,

– výber miesta konania a dátum,

– rozvíjanie jednotlivých branding eventov,

– naplánovanie detailného programu,

– potvrdenie sponzorov, vystavovateľov a rečníkov,

– voľba a identifikácia potrebných technických nástrojov a vybavenia,

– vytvorenie marketingového a propagačného plánu a nakoniec

– určenie spôsobu merania úspešnosti eventu.

Definujte ciele a zámery eventu

Predtým, ako sa pustíte priamo do produkcie a logistiky, ako je miesto konania alebo hostia, mali by ste stráviť čas identifikáciou účelu a dôvodu realizácie vášho eventu. Mali by ste nájsť odpovedať na niekoľko otázok. Aký je konečný cieľ tohto podujatia? Zvýšiť objem predaja? Podporiť uvedenie produktu na trh? Zvýšiť povedomie o značke? Alebo možno máte kombináciu viacerých cieľov? Zistite presne, čo chcete dosiahnuť a ako vám k tomu produkcia takéhoto eventu pomôže.